バックオフィスとしてより信頼できる働き方を目指して

こんにちは！管理部の吉野です。

4月に入社してから、徐々に任せてもらえる業務の幅が広がり、「できることが増えている」という実感を日々の
モチベーションにつなげられるようになってきました。

入社当初は、目の前の作業を一つずつこなすことで精一杯で、業務全体の流れを意識する余裕はほとんどありませんでしたが、最近では業務同士のつながりが少しずつ理解できるようになってきています。

その結果、「この作業の次にはこれが必要になる」「ここは事前に準備しておいた方がスムーズに進む」といったように、業務の流れを意識して行動できる場面が増えてきました。まだ小さな変化ではありますが、先回りして準備を行ったり、次工程を見据えて動けるようになってきたことに、自身の成長を感じています。

しかし一方で、前職では単純作業が多かったため、現在のように複数の業務を同時並行で進めることにはまだ十分に慣れきれていないという課題があります。タスクが重なった際に、どの業務から着手すべきかの整理にまず時間がかかってしまうのです。

また、自分の性格として細かいタスクから先に片付けたくなってしまう傾向があるため、目の前の作業を優先して進める一方で、全体の流れや優先順位を見失いかけてしまうこともあり、効率的に業務を進める難しさを日々感じています。

 特に「すべてを頭の中だけで管理しようとしないこと」が重要だと感じており、ToDoの書き出しをより細分化して行うことを意識しています。

具体的には、「〇〇の対応」といった大枠で管理するのではなく、

・午前中〇〇に電話し、△△と□□を確認する

・確認内容をExcelの表に詳細まで転記する

・必要書類を準備し、今日中に手続きを行う

といったように、作業単位をできる限り細かく分解してメモ化しています。

さらに、一通り業務が完了した後には自分用に手順を全て書き出して、「同じ業務をもう一度自分一人で再現できる状態」にすることも意識しています。これにより、次回以降の作業スピードと正確性の向上にもつながると考えています。

今後はこうした取り組みを継続しながら、タスクの優先順位を冷静に判断できる力を身につけ、「慌てず全体を見渡しながら安定して業務を進められる状態」を目指していきたいと思っています。

そして、改善を重ねることで、より信頼される働き方ができるよう成長していきたいです！

写真はオフィス近くにある中華料理屋の、大好きなレバニラです。